Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Línea Base

Versión 1.0 · Vigente desde el 2 de septiembre de 2026

Línea Base recolecta dos cosas muy distintas: unos pocos datos personales suyos, y una descripción detallada de cómo opera un proceso de su empresa. La segunda categoría es la más sensible de todo el sistema, aunque técnicamente no sean datos personales. Esta política trata ambas con el mismo rigor.

Si algo no le queda claro, escríbanos a ai@fundders.com.

1. Responsable del tratamiento

Fundders S.A.S. NIT 901.373.509-5 Domicilio: Carrera 54C # 143A-90, Bogotá, Colombia Correo para asuntos de datos personales: ai@fundders.com Teléfono: +57 317 515 0019

2. Marco legal

• Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, en lo relativo al Decreto 1377 de 2013.
• Ley 2300 de 2023, sobre contacto comercial.
• Principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

Si usted se encuentra fuera de Colombia, vea la sección 17.

3. Alcance

Esta política aplica exclusivamente al diagnóstico Línea Base, disponible en fundders.com/linea-base.

El Asistente de IA de fundders.com/diagnostico tiene su propia política, disponible en /legal/politica-datos-chat-ia.

4. Los dos momentos de autorización

Línea Base recolecta información antes de saber quién es usted.

Momento 1 · Al iniciar el diagnóstico

Qué autoriza: que Fundders almacene y procese la información operativa que usted describe, los archivos que cargue, las conversaciones con los agentes y los datos técnicos de la sesión, con el fin de generar el diagnóstico.

En este momento la sesión es anónima. No tenemos su nombre, su correo ni su teléfono. Existe un identificador de sesión aleatorio que no está asociado a ninguna persona.

Qué NO autoriza: que lo contactemos, porque no podríamos.

Momento 2 · En la etapa de identificación, antes de generar el informe

Qué autoriza: que Fundders asocie su identidad a la sesión, le envíe el informe, y lo contacte comercialmente.

Al ocurrir esta segunda autorización, toda la información operativa recolectada en el Momento 1 queda vinculada a una persona identificada, y desde ese punto recibe el tratamiento de dato personal asociado.

Registramos la prueba de cada autorización, con el momento exacto, la versión del texto aceptado y el identificador de sesión, conforme al artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015.

Si usted abandona antes del Momento 2, la sesión se elimina en 72 horas. Ver sección 13.

5. Datos de identificación

Se solicitan en la etapa de identificación, antes de generar el informe.

6. Datos de contexto de la empresa

7. Información operativa del proceso

Esta es la categoría más sensible que recolecta Fundders. No son datos personales suyos: son datos de negocio que describen la operación interna de una organización. Los tratamos con el mismo nivel de protección que aplicamos a los datos personales, y con confidencialidad reforzada.

Compromisos específicos sobre esta información:

• No se comparte con terceros distintos de los Encargados listados en la sección 11.
• No se usa para beneficiar a un competidor suyo.
• No se publica de forma identificable en ningún caso.
• El acceso interno está restringido al personal que participa en el análisis de su caso.
• Todo el personal de Fundders está sujeto a acuerdos de confidencialidad.
• Se incorpora al conjunto agregado únicamente previa anonimización irreversible. Ver sección 12.

8. Conversaciones con los agentes

Dos etapas de Línea Base son conversacionales: el mapeo del proceso y las aclaraciones.

Se guardan completas. Todos los mensajes, suyos y de los agentes, con marca de tiempo. No solo los datos estructurados que extraemos de ellos.

Esto significa que si usted escribe algo en esas conversaciones, queda almacenado, incluso si es un comentario al margen, un nombre propio o una precisión que después corrige. Por eso le pedimos en los Términos que no incluya credenciales, datos sensibles ni información confidencial de terceros.

9. Archivos que usted carga

La carga de archivos es opcional.

9.1 Qué recibimos

• Documentos de proceso: PDF, DOCX, imágenes.
• Exportes tabulares con marcas de tiempo: CSV, XLSX.
• Capturas de reportes o tableros.
• Muestras del entregable que produce el proceso.

9.2 Qué hacemos con ellos

1. Se almacenan cifrados, en un espacio de acceso restringido.
2. Se procesan para extraer variables estructuradas: tiempos, volúmenes, pasos, tasas.
3. Esas variables alimentan el diagnóstico.
4. El archivo original se elimina a los 30 días calendario de generado el informe. Las variables extraídas persisten con el informe.
5. Los archivos no se incorporan al conjunto de datos agregado de la sección 12.

9.3 Si carga algo que no debía

Los Términos y Condiciones excluyen expresamente datos personales de clientes o empleados, contratos, estados financieros, credenciales y material bajo acuerdo de confidencialidad.

Esa exclusión es una instrucción para usted, no una garantía técnica. Puede ocurrir que cargue algo que no debía. Esto es lo que hacemos cuando pasa:

1. No procesamos el contenido excluido para ninguna finalidad.
2. Eliminamos el archivo de nuestros sistemas, sin esperar al plazo de 30 días.
3. Se lo informamos al correo registrado, cuando exista, indicando qué se eliminó y por qué.
4. Si detectamos credenciales, se lo informamos de inmediato y le recomendamos rotarlas. No las usamos, no las probamos y no las conservamos.
5. Si el archivo contenía datos personales de terceros, los eliminamos y no los incorporamos a ninguna base de datos.
6. Dejamos constancia de la eliminación, con fecha, tipo de contenido y motivo, sin conservar el contenido eliminado.
7. Si el diagnóstico dependía de ese archivo, se lo indicamos para que cargue una versión anonimizada.

La detección combina revisión automatizada y revisión humana. Es un esfuerzo razonable, no una garantía absoluta. Anonimice antes de cargar.

10. Datos que generamos nosotros

No los suministra usted. Los produce Fundders a partir de su información.

11. Datos técnicos y de trazabilidad

Se recolectan de forma automática.

Sobre el consumo de tokens: es una métrica de costo de infraestructura. No describe el contenido de lo que usted escribió, solo su volumen.

12. Para qué usamos su información

Operación del diagnóstico

1. Generar el informe, el cálculo, los supuestos y el simulador.
2. Mantener el estado de su sesión mientras la completa.
3. Enviarle el informe al correo registrado.

Gestión comercial, solo con la autorización del Momento 2 4. Contactarlo en relación con su diagnóstico. 5. Preparar una propuesta o una sesión de trabajo. 6. Dar seguimiento a la oportunidad comercial en nuestros sistemas internos.

Mejora del servicio 7. Analizar sesiones para mejorar la calidad del diagnóstico, calibrar el modelo de cálculo y corregir errores. 8. Entender dónde abandonan los usuarios y mejorar el recorrido.

Uso agregado y publicaciones de industria 9. Construir un conjunto de datos propietario sobre ineficiencias operativas por sector, país y tipo de proceso. 10. Publicar análisis, comparativos e informes de industria a partir de ese conjunto.

Esta finalidad 9 y 10 es un uso secundario y por eso la declaramos aparte, con detalle, en la sección 13.

Cumplimiento y seguridad 11. Conservar la prueba de sus autorizaciones. 12. Detectar y prevenir abuso o uso automatizado. 13. Atender requerimientos de autoridades competentes.

No usamos su información para: venderla, cederla a terceros con fines comerciales propios de esos terceros, publicidad de terceros, ni entrenar modelos de inteligencia artificial de proveedores externos.

13. Uso agregado de la información

Le declaramos esto de forma explícita porque no es evidente y porque va más allá de generar su informe.

Qué hacemos: incorporamos las variables estructuradas de su diagnóstico, previa anonimización irreversible, a un conjunto de datos propietario de Fundders sobre ineficiencias operativas por sector, país y tipo de proceso. Con base en ese conjunto publicamos y publicaremos análisis e informes de industria.

Qué entra al conjunto agregado: variables estructuradas como tipo de proceso, sector, país, rango de tamaño de organización, volumen, tiempos, tasa de retrabajo, número de aprobaciones, patrones de ineficiencia.

Qué NO entra:

• Su nombre, correo, teléfono o cargo.
• El nombre de su empresa.
• El nombre interno de su proceso.
• Las descripciones textuales libres.
• Las conversaciones con los agentes.
• Los archivos que cargó.
• Cualquier dato personal.

Garantías que aplicamos, sin excepción:

1. Anonimización irreversible antes de la agregación. Se rompe el vínculo con el registro individual y no es técnicamente reversible.
2. Nunca se publica un caso individual. Solo distribuciones, medianas, rangos y patrones.
3. Umbral mínimo de casos. No publicamos un corte por sector, país o tamaño si el número de casos es tan bajo que permita inferir un caso individual. El umbral operativo es de al menos 10 casos por corte.
4. Prueba de reidentificación. Antes de publicar, verificamos que ningún cruce de variables permita deducir de qué organización se trata.
5. Sin datos personales en el conjunto. El conjunto agregado no es una base de datos personales.

Cómo excluirse: escríbanos a ai@fundders.com. Si lo solicita antes de que ocurra la agregación, su información no se incorpora. Si lo solicita después, no podemos revertir la agregación porque el dato ya no es atribuible a usted ni separable del conjunto, pero sí eliminamos todo lo demás.

Uso identificable: si alguna vez quisiéramos usar su caso con el nombre de su empresa, por ejemplo como caso de estudio, se lo pediríamos por separado y por escrito. No está cubierto por esta política.

14. Datos de terceros dentro de su información operativa

Al describir un proceso es prácticamente inevitable que mencione personas: quién ejecuta un paso, quién aprueba, un proveedor, un cliente. No se lo pedimos, pero llega.

Cuando eso ocurre:

• Tratamos esa información con el mismo nivel de protección.
• No la usamos para contactar a esas personas.
• No construimos perfiles sobre ellas.
• No las incorporamos a nuestras bases comerciales.
• No entran al conjunto agregado.
• Se conservan solo dentro del registro de su diagnóstico, con los plazos de la sección 15.

Le pedimos que use roles en lugar de nombres. "El coordinador de facturación" funciona igual de bien que un nombre propio para efectos del diagnóstico, y protege mejor a esa persona.

Usted es responsable de contar con la autorización o base legal para compartir datos de terceros, según los Términos y Condiciones.

15. Encargados y transferencias internacionales

15.1 Encargados

Con cada uno tenemos acuerdos que exigen confidencialidad, medidas de seguridad y tratamiento limitado a nuestras instrucciones.

Sobre el entrenamiento de modelos: utilizamos los servicios de modelos de lenguaje bajo condiciones contractuales en las que el contenido enviado no se emplea para entrenar ni mejorar los modelos del proveedor. Verificamos esta condición al contratar y ante cada cambio de proveedor.

15.2 Transferencia internacional

Su información se almacena y procesa fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos.

Estados Unidos no ha sido declarado por la Superintendencia de Industria y Comercio como país con nivel adecuado de protección. Por lo tanto, la transferencia se realiza con fundamento en el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: su autorización expresa e inequívoca.

Al aceptar esta política usted autoriza de forma expresa la transferencia y transmisión internacional de sus datos y de la información operativa que describa, a los proveedores mencionados, para las finalidades de la sección 12.

Si no desea que su información sea transferida internacionalmente, no podemos prestarle este servicio en su modalidad autoservicio. Escríbanos a ai@fundders.com para explorar alternativas.

16. Evaluación automatizada y perfilamiento

Además del informe que usted recibe, Fundders produce internamente una evaluación automatizada de su caso. Es distinta del informe y no forma parte de él.

16.1 Qué hacemos

• Un puntaje de calificación comercial sobre su caso.
• Una evaluación por criterios, que puede incluir citas textuales de lo que usted escribió en las etapas conversacionales.
• Un perfil de cliente inferido.
• Una decisión de ruteo sobre cómo Fundders da continuidad a su caso.

16.2 Qué efecto tiene

Determina cómo Fundders da seguimiento comercial a su caso. No produce efectos jurídicos sobre usted, no condiciona el acceso a un producto contratado, no afecta condiciones económicas, no se comparte con terceros, y no altera el contenido ni las cifras del informe que usted recibe.

El informe que usted recibe es el mismo con independencia de su puntaje.

16.3 Esta información no se entrega dentro del diagnóstico

Queremos que esto quede sin ambigüedad:

• El puntaje y la evaluación no se muestran en ninguna etapa del recorrido.
• No aparecen en el informe, ni en el simulador, ni en el correo con el que se lo enviamos.
• Los agentes conversacionales no se los revelarán si usted se los pregunta durante el diagnóstico. No están diseñados para hacerlo y esa no es la vía adecuada para entregarlos.

La razón es que se trata de una herramienta interna de priorización, calibrada para nuestro proceso comercial y expresada en un lenguaje que solo tiene sentido dentro de él. Mezclarla con el informe confundiría dos cosas distintas: el análisis de su proceso, que es para usted, y nuestra priorización comercial, que es sobre nosotros.

Que no se entregue dentro del diagnóstico no significa que usted no tenga derecho a conocerla. Sí lo tiene.

16.4 Cómo solicitarla, y qué recibe

Cómo: escriba a ai@fundders.com indicando el correo con el que realizó el diagnóstico, y solicite expresamente conocer su evaluación.

Qué le entregamos:

1. El puntaje de calificación asignado.
2. Los criterios evaluados y el resultado en cada uno.
3. Las citas textuales que sustentaron cada criterio.
4. El perfil de cliente inferido.
5. La decisión de ruteo que se tomó.
6. Una explicación en lenguaje claro de qué significa cada uno de esos elementos.

Plazo: máximo 10 días hábiles, conforme a la sección 21. Sin costo.

16.5 Sus demás derechos sobre la evaluación

• Corrección. Puede pedir que se corrija la información que la sustenta. Si la corrección es procedente, la evaluación se recalcula.
• Revisión de la evaluación. Si considera que la evaluación no refleja su situación, puede pedir que una persona del equipo de Fundders revise el resultado y las citas que lo sustentan. Le respondemos con la conclusión de esa revisión, que puede ser la corrección o la eliminación de la evaluación.
• Supresión. Puede pedir que se elimine la evaluación derivada, conservando o no el resto de su información.
• Revocatoria. Puede revocar su autorización, con lo cual cesamos todo tratamiento, incluida la evaluación, y suprimimos su información conforme a la sección 21.

16.6 La automatización no es separable del servicio

Línea Base es un servicio gratuito, y lo es porque opera de forma automatizada de extremo a extremo: el mapeo del proceso, el cálculo, la generación del informe y la evaluación interna funcionan sin intervención humana caso por caso.

Por esa razón, Fundders no ofrece una versión gratuita de Línea Base sin procesamiento automatizado, y no puede sustituirlo por un análisis manual de cada proceso. Hacerlo implicaría una carga operativa que hace inviable prestar el servicio sin costo.

Esta limitación aplica únicamente a Línea Base. No describe a Fundders como compañía: Fundders presta servicios profesionales de diagnóstico y consultoría que no son automatizados, que se contratan de forma independiente y que se rigen por su propio acuerdo.

Si usted no desea ser objeto de este tratamiento, tiene dos caminos, ambos disponibles en cualquier momento:

1. No usar Línea Base y contactarnos por escrito. Escríbanos a ai@fundders.com indicando que desea ser atendido sin pasar por el diagnóstico automatizado. Su solicitud será atendida por una persona del equipo. Este canal siempre está abierto y no depende de Línea Base.
2. Contratar un servicio profesional de Fundders. Fundders presta servicios de consultoría e implementación que no dependen de Línea Base ni de su procesamiento automatizado. Son servicios de pago, se rigen por un contrato independiente y su alcance se acuerda caso por caso.
3. Revocar su autorización. Cesamos el tratamiento y suprimimos su información conforme a la sección 21.

17. Cuánto tiempo conservamos su información

Los plazos son distintos por tipo de dato. Esto es intencional.

Vencido el plazo, la información se elimina o se anonimiza de forma irreversible.

Si usted revoca su autorización o solicita la supresión, procedemos antes de estos plazos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación. En ese caso se lo informamos y bloqueamos el dato para cualquier otro uso.

18. Seguridad

• Cifrado en tránsito, mediante TLS, en todas las comunicaciones.
• Cifrado en reposo en la base de datos y en el almacenamiento de archivos.
• Hasheo con sal de la dirección IP.
• Almacenamiento de archivos con acceso restringido y enlaces firmados de vigencia corta.
• Control de acceso por roles. Solo el personal que participa en su caso puede ver su información.
• Registro de accesos a información operativa y a datos de identificación.
• Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y con los proveedores.
• Revisión periódica de permisos y dependencias.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Si ocurre un incidente que comprometa su información, se lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.

19. Datos sensibles y menores de edad

Línea Base no solicita datos sensibles y no debe usarse para ingresarlos. Si se detectan, se eliminan conforme a la sección 9.3.

El servicio no está dirigido a menores de edad. Si detectamos datos de menores, los eliminamos.

20. Sus derechos

1. Conocer qué información suya tenemos, de forma gratuita.
2. Actualizar y rectificar datos inexactos, incompletos o desactualizados.
3. Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
4. Ser informado sobre el uso que le hemos dado.
5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, luego de agotar el trámite ante nosotros.
6. Revocar la autorización y solicitar la supresión.
7. Solicitar la eliminación de un archivo cargado, en cualquier momento y sin esperar al plazo de 30 días.
8. Excluirse del uso agregado, conforme a la sección 13.
9. Solicitar la revisión de la evaluación automatizada asociada a su diagnóstico, conforme a la sección 16.

21. Cómo ejercer sus derechos

Canal único: ai@fundders.com

Incluya: su nombre completo, el correo con el que realizó el diagnóstico, la descripción de su solicitud y un documento que acredite su identidad.

Plazos de respuesta:

• Consultas: máximo 10 días hábiles. Si no es posible, le informamos las razones y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento.
• Reclamos: máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, le informamos las razones y respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes al vencimiento.
• Si el reclamo está incompleto, se lo indicamos dentro de los 5 días siguientes. Si no lo subsana en 2 meses, se entiende desistido.
• Eliminación de archivos cargados: máximo 5 días hábiles.

Sobre este canal: las solicitudes recibidas en ai@fundders.com pueden ser clasificadas y preparadas con apoyo de sistemas automatizados. Sin embargo, toda decisión sobre una solicitud de un titular, incluidas la entrega de información, la corrección, la supresión y la revocatoria, es revisada y aprobada por una persona del Equipo de Inteligencia Artificial de Fundders antes de ejecutarse. Ninguna solicitud de habeas data se resuelve de forma íntegramente automatizada.

22. Titulares fuera de Colombia

Fundders opera en Latinoamérica y Estados Unidos. Si usted se encuentra fuera de Colombia:

• Aplicamos a todos los titulares el estándar descrito en esta política, sin distinción de origen.
• Si la normativa de su jurisdicción le otorga derechos adicionales, puede ejercerlos por el mismo canal y los atenderemos en la medida en que resulten aplicables.
• Al usar Línea Base, usted entiende que su información será tratada en Colombia y en Estados Unidos.

23. Registro Nacional de Bases de Datos

Fundders inscribe sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando y en la medida en que le resulte exigible conforme a los criterios vigentes.

24. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 2 de septiembre de 2026 y permanece vigente mientras Fundders trate información a través de Línea Base.

Podemos actualizarla. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su número de versión y fecha visible. Los cambios sustanciales, en particular los que amplíen las finalidades, los destinatarios o el alcance del uso agregado, se comunicarán con al menos 10 días calendario de anticipación a los titulares de los que tengamos correo electrónico, y se anunciarán en el sitio.

Idioma. Esta política se publica en español y en inglés. La versión en español es la única versión rectora. En caso de discrepancia, contradicción o duda de interpretación entre ambas versiones, prevalece el texto en español. La versión en inglés se ofrece únicamente como traducción de cortesía.

25. Contacto

Fundders S.A.S. NIT 901.373.509-5 Carrera 54C # 143A-90, Bogotá, Colombia

Canal único de contacto y de atención a titulares: ai@fundders.com Teléfono: +57 317 515 0019

Área responsable de la atención a titulares: Equipo de Inteligencia Artificial

Documento actualizado el 2 de septiembre de 2026. Versión 1.0.